Intégrer un logiciel QSE pour optimiser le système de management de l’entreprise

Le système d’information de l’entreprise intègre toutes sortes d’outils pour sa gestion comptable et financière, ses ressources humaines, sa production, sa performance commerciale, sa supply chain, etc. En revanche, les outils de QSE sont souvent oubliés alors que la confiance des collaborateurs, des clients, des fournisseurs, des actionnaires, etc. est indispensable à la survie de l’organisation.

Les limites des fichiers Excel pour mettre en œuvre une démarche QSE

Une démarche Qualité, Sécurité, Environnement (QSE) contribue au fonctionnement optimal de l’entreprise, mais surtout à susciter ou renforcer la confiance de ses salariés et partenaires. Or, à l’inverse des autres applications métier et de gestion, qui font désormais partie intégrante du SI, les fonctionnalités QSE restent souvent négligées, car résultant d’un engagement volontaire.

Or, la mise en place d’une telle certification exige le recrutement d’un spécialiste, qui se charge de créer la documentation, regroupant de manière exhaustive les processus et modes opératoires internes. Par ailleurs, ce responsable QSE doit élaborer les outils de suivi de la performance (indicateurs-clés, audits, non-conformités…).

En utilisant Excel, avec un effectif de 100 employés, une entreprise va recourir à des dizaines de fichiers dont l’exploitation occupera plus qu’un quart de son temps. Outre l’aspect chronophage, cette méthode manuelle ôte toute réactivité aux dirigeants, les empêchant de prendre des décisions rapides et pertinentes.

La QSE, pilier d’une démarche d’amélioration continue

La tentation peut alors être grande d’intégrer ces fichiers Excel dans le système d’information en place, puisqu’il est capable de gérer toutes sortes de données pour les autres fonctions vitales de l’organisation. Seulement, les outils dédiés à la QSE manquent dans les logiciels existants, et le développement d’outils spécifiques coûte plusieurs dizaines de milliers d’euros.

Heureusement, il est aujourd’hui possible de se doter d’un logiciel QSE directement intégré aux ERP qui facilite l’obtention et le maintien de la certification, et transforme le responsable QSE en véritable support de l’équipe managériale.

Grâce à cette solution logicielle dédiée, le responsable QSE consacre moins de temps à recueillir les informations et à lancer des requêtes pour dresser des tableaux de bord. Pour autant, la direction générale et les différents services disposent de tous les indicateurs dont ils ont besoin pour piloter plus efficacement leur activité. De plus, le spécialiste QSE se positionne en support, soumettant des pistes d’amélioration afin que la performance du système de management augmente constamment.

Et cette évolution n’est pas près de s’arrêter grâce à la digitalisation. D’une part, les données connectées commencent à remonter de façon autonome pour alimenter le système en temps réel. De l’autre, le chef d’entreprise peut désormais travailler sur un terminal mobile, de n’importe où dans le monde, et à tout moment.

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